Ako používať plán stretnutí v Kalendári Google

Medzi vami a niekým, koho potrebujete stretnúť, je len niekoľko nudnejších vecí ako tam a späť. Môžu povedať, že sú slobodní kedykoľvek (ja), ale keď poviete čas a dátum, trhnú sa a povedia, že je to vlastne jediný čas, kedy sa nemôžu stretnúť (aj ja).

Na uľahčenie koordinácie stretnutí spoločnosť Google spustila novú bezplatnú verziu Funkcia kalendára s názvom Harmonogram stretnutí. Tento nástroj je k dispozícii zákazníkom služby Google Workspace od začiatku roka 2022, no začiatkom tohto mesiaca The Big G udelil všetkým používateľom prístup k nemu – aj keď s obmedzeniami v závislosti od toho, či platia alebo nie.

S plánom schôdzok si môžete v kalendári nastaviť časti dostupnosti tak, že kto chce na stretnutie s vami – či už cez videohovor alebo v skutočnom živote – si môžete vybrať ľubovoľný čas a dátum v rámci vašej súpravy parametre. Funkcia je vysoko prispôsobiteľná a jej správne nastavenie je najlepším spôsobom, ako ju prispôsobiť.

Ako používať plán stretnutí v Kalendári Google

Bez ohľadu na typ účtu, ktorý máte, začnete nastavovať plán stretnutí tak, že prejdete do Kalendára Google vo webovom prehliadači a stlačíte Vytvorte v ľavom hornom rohu obrazovky. Vo vznikajúcej ponuke kliknite na Harmonogram stretnutía na ľavej strane rozhrania sa zobrazí zoznam možností.

1. Pomenujte svoj plán stretnutí. Používatelia voľnej úrovne budú môcť vytvoriť iba jeden plán, zatiaľ čo platiaci zákazníci (alebo tí, ktorí sú súčasť organizácie Google Workspace) môže mať viacero, takže ich pomenovanie pomôže jednoduchšie. Nevenujte tomu príliš veľa času – neskôr to môžete kedykoľvek zmeniť.

[Súvisiace: Čo by ste mali vedieť o používaní funkcie Time Insights v Kalendári Google]

2. Nastavte trvanie stretnutia. Toto bude štandardné trvanie stretnutia. Môže to trvať od 5 minút do 23,1 hodiny. Prečo tých 6 minút navyše? Ktovie, ale vy a ktokoľvek, s kým sa stretnete, budete určite súhlasiť, že také dlhé stretnutie nie je práve praktické ani produktívne. Nerobte si starosti so skrátením stretnutia: ľudia si u vás môžu zarezervovať viac ako jeden slot za deň, pokiaľ nedosiahnete denný limit – o tom neskôr.

3. Nastavte si všeobecnú dostupnosť. V rámci tohto nastavenia určíte veľké časti času, ktoré máte k dispozícii na stretnutia. Ak chcete, aby tento plán bežal navždy, kým ho nevypnete, nechajte ho Opakujte týždenne rozbaľovacie menu tak, ako je. Ak si ale chcete iba nastaviť dostupnosť na ďalší týždeň, kliknite naň a vyberte si Neopakuje sa.

Pod tým uvidíte zoznam dní v týždni a vedľa každého z nich čas začiatku a konca pre veľké okná dostupnosti. Toto sú časti času, počas ktorých si ľudia budú môcť s vami zarezervovať stretnutie a vy si ich môžete pridať ku každému dňu, koľko chcete, kliknutím na znamienko plus napravo od každého dňa. Ak ste napríklad k dispozícii celý deň v kancelárii, môžete odložiť 9:00 až 17:00, ale ak Ak nechcete, aby vás niekto obťažoval od poludnia do 13:30, môžete si nastaviť dve okná dostupnosti že. Keď to urobíte, nemusíte opakovať nastavenia pre každý deň v týždni – kliknite na ikona kopírovania vpravo (dva obdĺžniky nad sebou) a automaticky zopakuje vašu všeobecnú dostupnosť od pondelka do piatku.

Upozorňujeme, že sobota a nedeľa budú predvolene nastavené ako nedostupné pre stretnutia, ale kliknutím na znamienko plus sa to zmení.

4. Upravte plánovanie. Nasledujúce ponuky vám umožnia doladiť podrobnosti o tom, ako chcete, aby plán schôdzok fungoval. Napríklad budete môcť nastaviť, kedy sa spustí (vyberte Teraz dostupné pod Okno plánovania, alebo Dátumy začiatku a konca) a ako dlho vopred si u vás môžu ľudia rezervovať čas (až rok).

Môžete tiež doladiť Upravená dostupnosť na konkrétne dátumy, kde by ste sa normálne mohli stretnúť. Funguje to presne ako možnosť všeobecnej dostupnosti, ale namiesto dní v týždni si vyberiete konkrétne dátumy. Ak teda čistenie zubov spadne na čas, ktorý ste označili ako všeobecne dostupný, môžete sem tento dátum pridať a podľa potreby upraviť svoj rozvrh.

Ak potrebujete čas na prípravu na každé stretnutie alebo len chcete zabrániť tomu, aby sa váš deň stal nekonečným sprievodom ľudí, ktorí vám kladú otázky, môžete obmedziť čas svojej dostupnosti nastavením Čas vyrovnávacej pamäte a Maximálny počet rezervácií za deň. Ten nastaví limit denných stretnutí a po splnení tohto limitu sa budete javiť ako nedostupní.

5. Vyberte, ako Kalendár Google určuje, či ste zaneprázdnení. Váš plán stretnutí vždy skontroluje váš Kalendár Google, aby ste zistili, či nie ste zaneprázdnení, aby sa neprekrývali s inými stretnutiami, ktoré ste mohli prijať.

Ale tu je háčik: Ak nie ste platiaci používateľ Google a máte viac ako jeden kalendár (napríklad osobný a pracovný), budete si môcť vybrať iba jeden z nich, aby ste definovali dostupnosť. Majitelia platiacich účtov Google a členovia organizácií Workspace si nemusia vyberať, takže si môžu naďalej rozdeľovať svoje životy praktickejším spôsobom.

Keď skončíte s týmito nastaveniami, kliknite Ďalšie pokračovať.

6. Upravte podrobnosti plánu stretnutí. V nasledujúcej ponuke nájdete ďalšie nastavenia, s ktorými sa môžete pohrať:

• Fotografia a meno stránky rezervácie: Vaša rezervačná stránka je to, čo ľudia uvidia, keď si u vás budú chcieť rezervovať čas. Zobrazia sa tam meno a fotografia, ktorú používate pre svoj účet Google, takže ak chcete niečo, čo vyzerá profesionálne, nezabudnite zmeniť tieto nastavenia v Stránka Môj účet.
• Miesto a konferencia: Vylaďte to, aby ste zistili, kde by ste sa najradšej stretli s osobou, ktorá si rezervuje váš čas. Môžete si vybrať, aby platforma automaticky vygenerovala odkaz na Google Meet pri rezervácii, špecifikovala fyzické miesto (napríklad svoju kanceláriu) alebo premenila všetky svoje stretnutia na telefonické hovory. Môžete si tiež vybrať Žiadne / bude upresnené neskôr takže vy a vaši hostia sa môžete rozhodnúť, ako sa stretnete.
• Popis: Tu môžete povedať čokoľvek o svojom stretnutí. Možno chcete svojim študentom objasniť, že nebudete odpovedať na otázky týkajúce sa ich poslednej skúšky, alebo chcete dať ľuďom vedieť o cene vašich služieb. Áno – ak ste predplatiteľom služby Google Workspace, môžete tiež založte si účet Stripe na prijímanie platieb za váš čas.

7. Nastavte si rezervačný formulár. Pod Rezervačný formulár, budete môcť špecifikovať všetky polia, ktoré musia hostia vyplniť pred rezerváciou času u vás. V predvolenom nastavení vyžaduje Kalendár Google ich meno a priezvisko, ako aj ich e-mailovú adresu, ale ak chcete, môžete pridať ďalšie. Kliknite Pridať položku– budete môcť požiadať ľudí, aby poskytli svoje telefónne čísla alebo vyplnili vlastné pole, ako je napríklad ich preferencia kaviarne. Začiarknite políčko vedľa Požadovaný urobiť niečo povinné a dokončiť kliknutím Pridať položku.

V tejto ponuke uvidia možnosť aj platiaci používatelia Google vyžadovať overenie e-mailom. Kliknite na políčko vedľa neho, aby si ľudia overili svoje e-maily pri rezervácii času u vás pomocou e-mailového účtu, ktorý nepatrí spoločnosti Google. Tento dodatočný krok môže byť pre niektorých nepríjemný, ale je tiež mimoriadne užitočný na zabránenie škodlivým rezerváciám, najmä ak sa vaša rezervačná stránka nachádza na verejnom mieste, napríklad v životopise sociálnych médií.

8. Uistite sa, že vaši hostia vedia o vašom stretnutí. Teraz si vyberte, či chcete ľuďom, ktorí si u vás rezervovali čas, pripomenúť ich stretnutie. Používatelia bezplatnej úrovne budú môcť hosťom posielať iba potvrdenie pri plánovaní, zatiaľ čo platiaci zákazníci Googlu budú môcť rozoslať toľko e-mailových pripomienok, koľko budú chcieť.

V predvolenom nastavení je políčko vedľa E-mailová pripomienka sa vyberie a nastaví na odoslanie správy deň pred plánovaným stretnutím. Kliknutím na rozbaľovaciu ponuku vyberte iný časový rámec alebo vytvorte vlastný. Ak chcete poslať viac ako jednu poznámku, stlačte Pridať pripomienku.

Nakoniec zasiahnite Uložiť dokončite nastavenie plánu stretnutí.

Všimnite si, že v jeden deň môžete nájsť viacero záznamov svojho rozvrhu stretnutí. Stáva sa to preto, že názov vášho rozvrhu schôdzok sa vždy zobrazí v dňoch, kedy sú časové úseky na rezerváciu, ale budú existovať aj konkrétne schôdzky, ktoré už boli naplánované. Poznáte rozdiel, pretože prvý bude mať vedľa seba štvorhrannú ikonu, zatiaľ čo druhý bude mať v zátvorkách napravo od neho meno osoby, ktorá si rezervovala slot.

Keď otvoríte Plán schôdzok v zobrazení Kalendár, uvidíte aj a ikona odpadkového koša– kliknutím naň sa čiastočne alebo úplne zbavíte svojho rezervovateľného rozvrhu. V ďalšej ponuke budete môcť vymazať konkrétne tento deň (Len tento týždeň), ten deň vo všetkých nasledujúcich týždňoch (Všetky týždne), alebo úplne vymažte plán (Všetka dostupnosť). Začiarknite bublinu vedľa požadovanej možnosti a stlačte Uložiť.

Ako pozvať ľudí, aby si s vami naplánovali stretnutie v Kalendári Google

Ak chcete ľuďom umožniť rezervovať si čas u vás v Kalendári Google, musíte ich nasmerovať na svoju rezervačnú stránku. Toto je jednoduchá webová stránka, kde budú môcť prechádzať vašou dostupnosťou a vybrať si čas, ktorý im najviac vyhovuje. Všimnite si, že budú môcť vidieť iba to, kedy sa môžete stretnúť, ale neuvidia žiadne podrobnosti o vašom kalendári.

[Súvisiace: Synchronizácia kalendárov Google a Apple je teraz menej otravná]

Ak chcete zdieľať tento odkaz, otvorte svoj plán stretnutí z Kalendára Google a kliknite Otvorte stránku rezervácie.Odtiaľ stlačte zdieľam tlačidlo v pravom hornom rohu obrazovky – kliknite Skopírovať odkaz skopírovať adresu URL do schránky a zdieľať ju s kýmkoľvek chcete na platforme podľa vášho výberu, ako je e-mail, textová správa alebo sociálne médiá. Môžete tiež ísť do Vložiť webovú stránku získate kód na vloženie, ktorý vám umožní pridať miniaplikáciu na vašu webovú stránku, na ktorú môžu ľudia kliknúť a rezervovať si u vás čas.